如何做好展会现场管理

如何做好展会现场管理

在人潮涌动的展会现场，组织管理者总有千头万绪需要去打理，会场布置、设备搭建、嘉宾接待、会场签到、流程场控、礼品发放、分会场/区域管控、大会安保等等，市场人既要在忙碌的现场工作中挣扎突围，还要应付随时可能出现的紧急事项。

这时候，高效的活动会议现场管理就尤为重要，给大家介绍操作容易的一套现场执行管理系统：

01接待管理

● 识别来者身份（如：参展商、嘉宾、媒体记者、工作人员等）

● 签到核销等入场工作

● 协助办理相关证件

● 疏导到会车辆

● 介绍展会活动的基本情况

● 制定人员流动疏导方案

● 讲解展会现场相关注意事项

● 告知开馆、闭馆时间

● 其他接待相关事务

02商务管理

● 验证手续、办理交费、出具发票

● 收取相关商务租赁费用

● 收取临时入场购票费用

● 审核发放现场各项支出

● 编辑管理相关协议文本

● 填写各方制定的临时需求表格

● 其他商务相关事务

03后勤保障

● 现场相关餐饮服务商管理与调度

● 现场相关运输设备管理与调度

● 现场相关移动展具、模型的临时管理与调度

● 现场可移动广告载体管理与回收

● 现场展示租赁设备管理与回收

● 现场绿植管理与回收

● 现场成型宣传材料管理

● 现场摄影摄像设备管理与协调

● 现场各种开幕、闭幕物品的管理与回收

● 现场各种工作证件与服装等相关物品领用

● 现场各类人员的管理与疏导

● 现场各类信息的处理、反馈与收集

● 现场各类组织关系的协调与分配

04展区展务管理

● 展区测量与展品检查

● 更换与调整展位

● 展位噪音管理

● 展位水、电、气、餐饮协调

● 展品知识产权保护协助

● 展位施工与设备安装协调

● 展商代表与展出品核实

● 展区广告内容核实

● 展区参观人员疏导

● 展区桌、椅、垃圾桶协调

● 展区安全防范

● 其他展区相关服务

05现场调度

● 协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派

● 控制会展活动现场的进行程序

● 调配现场相关管理人员与服务人员

● 对现场各类突发事件做出处理决定

● 重要工作内容通知下达

● 重要领导参观路线设置

● 检查各系统实际工作情况

● 公布会展现场重大变化情况

06工程与设备管理

● 标准展位运输、安装、检修、拆卸管理

● 展场水、电等申请、输送、安装管理

● 特装展位施工管理

● 大型展品物流与安装管理

● 展位移动、撤除、检修、管理

● 大型表演使用设备的安装、检修、拆卸管理

● 工程运输设备使用管理

● 协调场馆方、施工方业务关系

● 协助办理工程人员证件

● 检查会展活动现场使用材料

● 人员管理设备与现场大型广告载体的安装与管理

● 背板、开幕台、剪彩台的安装与检修

● 展场通风、通气设备检修、安装管理

07现场防护管理

● 维护展期安全，防止各类事件发生

● 巡逻展示区域治安与公共危害防治

● 排查消防设备设施

● 协助核对进入展区人员身份

● 失物报检、领取管理

● 呼叫对讲系统建设

● 现场纠纷处理

● 现场医疗救助及处理

● 展区监控设备安装与检修

除了上述各环节管理工作之外，鲸会务也从技术支持上为大家提供了全程数字化会议管理系统，可以帮助主办方更加高效、简洁的完成各类活动会议的现场管理。